Phát biểu quán triệt tại hội nghị, đồng chí Hoàng Văn Hùng, Phó Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch UBND xã Mèo Vạc nhấn mạnh, công tác chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ không chỉ là nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên mà còn là nhiệm vụ trọng tâm nhằm thực hiện hiệu quả chủ trương chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan nhà nước, đáp ứng yêu cầu quản lý, khai thác và bảo quản tài liệu trong giai đoạn mới. Đồng chí yêu cầu các cơ quan, đơn vị và các tổ chỉnh lý, số hóa nâng cao tinh thần trách nhiệm, thực hiện nghiêm các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; tổ chức rà soát, phân loại, xác định giá trị tài liệu chính xác, khoa học, bảo đảm an toàn tuyệt đối đối với hồ sơ, tài liệu trong suốt quá trình chỉnh lý và số hóa.
Đồng chí Chủ tịch UBND xã cũng yêu cầu các tổ chỉnh lý chủ động phối hợp chặt chẽ với Phòng Văn hóa - Xã hội, Văn phòng HĐND và UBND xã cùng các cơ quan liên quan trong việc tiếp nhận, bàn giao, quản lý hồ sơ, tài liệu; thực hiện đúng quy trình kỹ thuật, bảo đảm chất lượng dữ liệu số hóa, tiến độ và thời gian theo kế hoạch đã đề ra. Đồng thời, Tổ kiểm tra, giám sát cần tăng cường kiểm tra, hướng dẫn, kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những tồn tại, hạn chế trong quá trình thực hiện; định kỳ tổng hợp, báo cáo kết quả để UBND xã chỉ đạo tháo gỡ khó khăn, bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ đúng tiến độ, góp phần xây dựng hệ thống lưu trữ hiện đại, phục vụ hiệu quả công tác quản lý nhà nước và nhu cầu khai thác thông tin của tổ chức, cá nhân.
Để bảo đảm tiến độ, UBND xã đã thành lập 04 Tổ chỉnh lý, số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ tương ứng với khối tài liệu của các xã Giàng Chu Phìn, Pả Vi, Tả Lủng và thị trấn Mèo Vạc (cũ). Các tổ có nhiệm vụ thu thập, kiểm kê, phân loại, xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý, lập hồ sơ, lập mục lục và cơ sở dữ liệu; thực hiện số hóa, đồng thời định kỳ báo cáo kết quả triển khai về UBND xã để tổng hợp báo cáo cấp trên.
Song song với đó, UBND xã cũng thành lập Tổ kiểm tra, giám sát nhằm theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy trình chỉnh lý, số hóa; giám sát chất lượng hồ sơ, việc quét (scan), đặt tên tệp, xây dựng cấu trúc dữ liệu và bảo đảm an toàn, bảo mật tài liệu số hóa theo đúng quy định của pháp luật. Tổ kiểm tra có trách nhiệm tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện định kỳ, góp phần bảo đảm chất lượng và tiến độ của toàn bộ quá trình triển khai.
Theo kế hoạch, công tác chỉnh lý sẽ hoàn thành trước ngày 15/10/2026, việc số hóa tài liệu hoàn thành trước ngày 30/11/2026; trong tháng 12/2026 sẽ tiến hành rà soát, hoàn thiện hồ sơ, bàn giao tài liệu lưu trữ lịch sử theo quy định. Phòng Văn hóa - Xã hội được giao làm đầu mối chủ trì triển khai; Văn phòng HĐND và UBND xã phối hợp tiếp nhận, quản lý, bảo quản và thực hiện bàn giao tài liệu sau khi các tổ hoàn thành nhiệm vụ.
